指民眾向各機申請閱覽、抄錄或複製檔案，其使用目的是個人或關係人資料查詢、業務需要、學術研究、歷史考證、權益保障等。

中華民國國民(不包括大陸地區人民、香港及澳門居民)。

依法在中華民國設有事務所、營業所之本國法 人、團體。

外國人(以其本國法令未限制中華民國國民請求提供其行政資訊者為限)。

可透過國家發展委員會檔案管理局之機關檔案目錄查詢網查詢。(前往：機關檔案目錄查詢網)

檔案之應用以提供複製品為原則，核准應用之檔案 如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形，應採分離原則，去除不得公開部分，就其他部份公開或提供之。

申請閱覽、抄錄或複製檔案時，應出示審核通知書及身分證明文件並完成登記程序後，由本廠專人陪同進入指定之檔案閱覽處所。

閱覽、抄錄機關檔案，每2小時收取新臺幣20元；不足2小時，以2小時計算。閱覽、抄錄國家檔案，免收費。複製B4(含)尺寸以下檔案每張2元，A3尺寸每張3元。

民眾向本廠申請閱覽、抄錄或複製檔案，應先填具申請書，以書面郵寄或親自送達均可。

申請人姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。

有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。

申請項目。

檔案名稱或內容要旨。

檔號(及總檔案號碼)。

申請目的。

有使用檔案原件之必要者，其事由。

申請日期

添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損檔案或黏添任何附加物品。

拆散已裝訂完成之檔案。

以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

有關國家機密者。

有關犯罪資料者。

有關工商秘密者。

有關學識技能檢定及資格審查之資料者。

有關人事及薪資資料者。

依法令或契約有保密之義務者。

其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。